Om kontoret efter 2020 med Ulrika Wolf

— Vi er gået fra opfattelsen af, at “arbejde er en plads”, til opfattelsen, at “arbejde er det, jeg gør”, siger Ulrika Wolf, arbejdspladsstrateg og forandringsleder hos Tenant & Partner, som er en konsulentvirksomhed, der har beskæftiget sig med arbejdspladsudvikling i Stockholm siden 1992.

— Det er en forandring, som har været på vej længe, men det er i kraft af pandemien, at det virkelig sker. Rent konkret indebærer det, at den fysiske arbejdsplads lige nu består af to dele: det fælles kontor og hjemmekontoret. Dertil kommer de digitale værktøjer, som vi nu alle sammen er nødt til at blive bedre til at bruge.

Det gør ikke det fælles kontor mindre vigtigt. Tværtimod så er det vigtigere end nogensinde – både af sociale og organisatoriske årsager. Kontoret kan i mange tilfælde blive halvt så stort, men det er nødt til at være dobbelt så effektivt. Nu er det ekstra vigtigt for arbejdsgivere at kortlægge deres medarbejderes behov, så de kan skabe en tydelig værdi for dem, når de vælger at komme på kontoret.

De nye hjemmekontorer indebærer, at virksomhederne er nødt til at støtte medarbejderne i, hvordan de arbejder hjemmefra. Har de brug for en større skærm, en bedre stol? Kan man opmuntre til variation? Dem, der har mulighed for at arbejde hjemmefra, har mulighed for at arbejde aktivitetsbaseret, fx sætte sig i sofaen for at læse en tekst. Arbejdsgivere er også nødt til at tage hensyn til, at alle har forskellige forudsætninger for at arbejde hjemmefra – at situationen er forskellig afhængig af, om man bor alene, har flere i familien, som arbejder hjemmefra eller børn, der kommer hjem.

De digitale værktøjer spiller en afgørende rolle for at skabe en problemfri oplevelse mellem det fysiske og det digitale. Her er det også vigtigt at finde arbejdsformer, hvor alle inkluderes. 

Hvordan får man så disse dele til at hænge sammen? Her kommer lederskabet til at spille en afgørende rolle. Det er sværere at lede på afstand. Det kræver på mange måder et mere modent lederskab med en evne til at skabe en sammenhæng, der hænger sammen med arbejdspladsen som helhed.

En vellykket kontorstrategi handler altså om integration?

– Hvis ikke vi lærer at bruge kontoret, så opnår vi ikke den ønskede effekt.

Hvilken rolle spiller det fysiske miljø?

— Det svære er ikke at skabe et flot og godt kontor. Det handler om at finde et lokale i den rigtige størrelse, med den rigtige beliggenhed og en arkitekt, som hjælper med farvevalg, form og indretning. Men en stor del af det, vi gør, handler om at skabe en helhed, hvor der er et samspil mellem det fysiske, det digitale og det sociale. Et eksempel kan være, at vi vil få ejendomschefen til at samarbejde med HR og IT for at skabe en helhedsoplevelse. Ellers kan der nemt opstå uoverensstemmelser. Et åbent kontor får ikke de planlagte fordele, hvis lederskabet er detaljestyret. Et kontor med en moderne indretning kommer aldrig til at føles moderne, hvis teknikken er forsømt. Det er ikke nok at skabe fysiske mødesteder, hvis der er en virksomhedskultur, som hæmmer samarbejde og diskussion.

På samme måde som at kontoret er nødt til at se ud på en bestemt måde set ud fra et brandingperspektiv, så skal medarbejdernes oplevelse af bl.a. forretningsidé og informationsstrøm også stemme overens med virksomhedens identitet.

Hvor modtagelige er virksomheder for at arbejde med en arbejdspladsstrategi? 

— Ofte er en kunde villig til at ændre lokalets udformning. Men at få de andre dele med er mere komplekst. Vi arbejder med forskellige nøglepersoner i en virksomhed for hjælpe dem med at forstå hinanden og skabe et fælles syn på, hvad arbejdspladsen skal opnå. Det indebærer opstilling af effektmål for de enkelte projekter, fx at “vi skal mødes mere” eller “vi skal kunne arbejde fra et hvilket som helst sted” og definere, hvad dette skal medføre, fx at “hvis vi mødes mere, så opnår vi en hurtigere forretningsudvikling”. 

En arbejdspladsstrategi handler om at arbejde med spørgsmål om, hvordan vi arbejder, hvordan vi kommer til at arbejde om fem år, hvordan virksomhedskulturen skal se ud, og hvordan denne påvirkes af lederskabet. Det er dette integrerede arbejde, der afgør, om et kontormiljø fungerer eller ej.